Allmänt om arkiv och arkivering
Arkivering och gallring av allmänna handlingar ska ske enligt bestämmelserna i arkivlagen (AL). Enligt 3 § i arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:
- rätten att ta del av allmänna handlingar,
- behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
- forskningens behov.
I en kommun finns i allmänhet ett arkivreglemente som närmare reglerar frågor om arkiv och gallring.
Vanligen finns ett arkiv på varje förvaltning, samt ett centralarkiv. Till centralarkivet överförs handlingar som inte behöver vara tillgängliga i det dagliga arbetet.
Arkivering
När ett ärende avslutats ska akten rensas från kopior, arbetsanteckningar och annat som inte behövs för förståelsen av handläggning eller beslut. Minnesanteckningar ska dock bevaras om de tillfört sakuppgifter som inte dokumenterats på annat sätt.
Gallring
Allmänna handlingar får gallras. Vid gallring ska dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att arkivmaterialet ska kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 § AL (se ovan). (10 § AL).
Mer information:
Gallra eller bevara handlingar - litteratur (Kunskapsbanken)