Definition

Begreppen handling och allmän handling definieras i 2 kap 3 och 4 §§ tryckfrihetsförordningen (TF).

En handling är en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

Som huvudregel är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

Det finns undantag från denna huvudregel, som att en handling som förvaras hos en myndighet endast i syfte att kunna återskapa förlorad information eller som led i teknisk bearbetning eller lagring för annans räkning anses inte som allmän handling, 2 kap 13 § TF. Några andra undantag anges i 2 kap 13 och 14 §§, bland annat är inte säkerhetskopior till datorservrar allmän handling.

Inkommen handling

En handling anses inkommen då den inkommit till förvaltningen eller kommit behörig tjänsteman eller politiker tillhanda (2 kap 9 § TF). Det gäller även om handlingen skickats hem till tjänstemannen eller politikern. Stämpling, diarieföring eller liknande förfaranden krävs alltså inte för att handlingen ska anses inkommen.

Handling på datamedium eller andra tekniska hjälpmedel anses förvarad på och inkommen till myndigheten om den blivit tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas.

Upprättad handling

En handling ska anses upprättad när den expedierats. Protokoll blir dock allmän handling så snart det justerats. Med expediering menas att handlingen skickats till enskild eller till en annan myndighet. Enbart diarieföring är inte expediering (2 kap 10 § TF).

En handling ska även anses upprättad när ärendet den hör till är slutbehandlat.

Diarium, journal, register och liknande handling där man fortlöpande gör anteckningar är upprättad i och med att handlingen är färdig att användas för införande eller anteckningar.

Utkast, koncept och minnesanteckningar blir allmän handling endast om de tas om hand för arkivering, till exempel om de sparas i akten när den läggs in i närarkivet (2 kap 12 § TF).

Dokumentation

Enligt 27 § förvaltningslagen (2017:900) ska en myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling (till exempel muntliga uppgifter) snarast dokumentera dem, om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem.

Offentlig handling

Allmänna handlingar ska som grundregel vara offentliga (2 kap 1 § TF). Inskränkningar kan dock göras med stöd av 2 kap 2 § TF beträffande:

1. rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation,
2. rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik,
3. myndighets verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn,
4. intresset att förebygga eller beivra brott,
5. det allmännas ekonomiska intresse,
6. skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden,
7. intresset att bevara djur- eller växtart.

De närmare inskränkningarna framgår av offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

Sekretessmarkering på allmän handling

Om en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av sekretess får myndigheten markera detta genom en anteckning (sekretessmarkering) på handlingen. Om handlingen är elektronisk införs anteckningen i handlingen eller i det datasystem där den elektroniska handlingen hanteras enligt 5 kap 5 § OSL.

Anteckningen ska ange:

1. tillämplig sekretessbestämmelse,
2. datum då anteckningen gjordes, och
3. den myndighet som har gjort anteckningen.

Utlämnande av allmänna handlingar och uppgifter

I tryckfrihetsförordningens 2 kap 15 § finns bestämmelser om utlämnande av allmänna handlingar, där anges att allmän handling på begäran genast ska tillhandahållas, utan avgift, om det inte finns hinder. Handlingen får även skrivas av, avbildas eller liknande för ljudöverföring.

Om det finns uppgifter i handlingen som inte får röjas skall ändå övriga delar vara tillgängliga.

I offentlighets- och sekretesslagens 6 kap 4 § anges att en myndighet på begäran av en enskild ska lämna uppgift ur en allmän handling om inte uppgiften är sekretessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång.

Om en anställd vid en myndighet enligt arbetsordning eller särskilt beslut har ansvaret för vården av en handling är det i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. (6 kap 3 § OSL).

Myndigheten ska pröva om handlingen ska lämnas ut om

1. den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll som inskränker en enskilds rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen, och
2. den enskilde begär myndighetens prövning.

Den enskilde ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

En myndighet ska ge enskilda tillfällen att använda tekniska hjälpmedel för att kunna ta del av upptagningar med automatiserad behandling.  Detta gäller dock inte om:

1.  man kan få tillgång till upptagningar som inte är allmänna handlingar
2. det finns risk för förvanskning eller förstöring
3. det råder sekretess eller hindrar arbetets behöriga gång.
   
    

En myndighet ska lämna de särskilda upplysningar som den enskilde behöver för att kunna ta del av upptagningar (6 kap 6 § OSL).

Beslut om utlämnande av allmänna handlingar kan överklagas enligt 6 kap 7 § OSL .

Mer information:

Registrering av handlingar (Kunskapsbanken)

Se även broschyren Offentlighetsprincipen och sekretess från Justitiedepartementet, 2013.
I den redogörs kortfattat rätten att ta del av allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen och begränsningarna av denna rätt i offentlighets- och sekretesslagen.